Jeder hat Ihnen sicherlich eine Vielzahl von Tipps für die Organisation Ihres Tag der offenen Tür gegeben. Vorwiegend geht es um gute Organisation eingegangen. Eine gute Basis ist von essentieller Bedeutung. Machen Sie eine Bestandsaufnahme und starten Sie danach die Planung.
Praktische Fragen im Blick
•Machen Sie Ihre Einladung besonders und laden Sie die richtigen Personen ein
Sorgen Sie für eine aufffällige Einladung. Neben der passenden Botschaft und allen nötigen Informationen, ist es ratsam eine Antwortkarte beizufügen, auf der der Eingeladene angeben kann, ob er (oder er mit Begleitung) kommen wird oder nicht. Laden Sie (potentielle) Kunden ein, auch wenn Sie sie nur vom telefonischen Kontakt kennen. Lieferanten, Vertreter, externe Betriebe, die Dienstleistungen für Sie erledigen und nicht zu vergessen Vertreter der (Fach-)Presse sind herzlich willkommen. Das Einladen Ihrer Mitarbeiter mit Partner oder Familie verstärkt die Bindung zum Unternehmen zusätzlich.
•Catering, Garderobe und Geschenkeempfang
Sie wollen Professionalität ausstrahlen und ein perfekter Gastgeber sein. Das können Sie erreichen, indem Sie eine Vielzahl Dinge bedenken. Es macht einen guten Eindruck, wenn Gäste beim Eintreffen begrüßt werden. Sorgen Sie für einen separaten Raum mit einer gut organisierten Garderobe, so dass jeder Gast seine Jacke oder seinen Schirm mit einem sicheren Gefühl in Verwahrung geben kann. Falls Sie Geschenke, Weinflaschen oder Blumen überreicht bekommen, sorgen Sie dafür, dass Sie diese an jemanden weiterreichen können, damit diese einen passenden Platz finden und mit einem Schild des Schenkenden versehen werden. Das ist gut, um sich später bei der richtigen Person für das entsprechende Geschenk bedanken zu können. Lassen Sie das Catering von einem professionellen Anbieter ausrichten, damit jeder rechtzeitig mit einem Happen und einem Getränk versorgt wird. Haben Sie diese Dinge gut geregelt, indem Sie die Verantwortlichkeit hierfür an die richtigen Personen abgegeben haben, dann können Sie unbesorgt alle Aufmerksamkeit auf Ihre Gäste richten.
•Rundführung durch den Betrieb
Wollen Sie Ihren Gästen die Möglichkeit geben einen Blick hinter die Kulissen zu werfen, dann sorgen Sie für eine professionelle Begleitung und Erklärungen durch gut vorbereitete Mitarbeiter. Es ist wichtig, dass alle Räume aufgeräumt sind. Möglicherweise anstößige Bilder oder von Mitarbeitern aufgehängte Poster mit internen Scherzen sollten abgehängt werden. Halten Sie Schränke geschlossen und achten Sie darauf, dass die Büros ordentlich aussehen. Es dürfen am Ende keine Dokumente oder andere Informationen herumliegen, die nicht für Dritte bestimmt sind. Ihre Gäste nehmen die Eindrücke auf und assoziieren alle Wahrnehmungen mit Ihrem Unternehmen – und dem Umgang mit ihnen selbst.
•Parkplätze für Ihre Gäste
Befindet Ihr Unternehmen sich in einem Industriegebiet mit ausreichend kostenlosen Parkplätzen, dann brauchen Sie keine zusätzlichen Maßnahmen zu treffen, weil für jeden ein Parkplatz zu finden sein sollte. Ist dies nicht der Fall, dann lassen Sie Ihre Gäste wissen, wo sie ihr Auto parken können. Eventuell kann die Parkmöglichkeit mit deutlich erkennbaren Hinweisschildern angezeigt werden oder Sie können Freiwillige als Parkeinweiser einsetzen. Sie können direkt Kundenorientierung zeigen, Frustrationen vorbeugen und Ihr Gast behält seine gute Laune.
•Geben Sie Ihren Gästen ein Geschenk mit nach Hause
Lassen Sie Ihre Gäste nicht mit leeren Händen nach Hause gehen, sondern geben Sie Ihnen eine schöne Erinnerung mit. Werbeartikel und Gastgeschenke sind hierfür hervorragend geeignet. Der Preis ist dabei nebensächlich. Die Überraschung bei Erhalt des Geschenks und die Originalität des Geschenks sind um ein Vielfaches wichtiger. Die Auswahl an schönen Werbegeschenken ist enorm. Zudem sollten Sie das Geschenk veredeln lassen – mit Ihrem Logo, Firmennamen und einem Text, der an den Tag der offenen Tür erinnert. Mit einem praktischen Geschenk sind Sie auch nach dem Tag der offenen Tür regelmäßig im Blick der Kunden. Eine prima Art zu werben.